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Abb.: HU Berlin - Pressestelle

CC-BY-NC--ND-4.0-DE

Projekt HU-Trennungsrechnung

Q&A Veranstaltungsservice

Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen.

1. Fragen zur Pilotphase: Wie genau und warum so?

2. Fragen zur konkreten Abwicklung: Wie läuft es im Einzelnen?

3. Weitere Fragen: Was kann ich noch? Was muss ich nicht? Was sollte ich noch wissen?

 

Diese FAQs werden kontinuierlich ergänzt. Haben Sie weitere Fragen, die hier nicht beantwortet werden? Sprechen Sie uns an: Marcel Faska, E-Mail.

 

1. Fragen zur Pilotphase: Wie genau und warum so?

 

Warum bietet die HI einen zentralen Veranstaltungsservice für die HU an?

Ziel der HU ist es, dass sich die Universität als Standort exzellenter Wissenschaft auch über qualitativ hochwertige Veranstaltungen positionieren kann. Ein professioneller Veranstaltungsservice ist ein Angebot, das es Forschenden ermöglicht, Beratung und Unterstützung aus einer Hand zu erhalten – unabhängig davon, ob sie bereits Erfahrung mit der Durchführung wissenschaftlicher Veranstaltungen an der HU haben. Damit werden die Forschenden bei der Verbreitung wissenschaftlicher Ergebnisse und im Netzwerken mit anderen Forschern sinnvoll unterstützt, müssen die notwendigen Leistungen der Veranstaltungsorganisation aber kapazitiv nicht selbst erbringen.

Der seit September 2017 gemeinsam mit der HI pilotierte Ansatz hat den Vorteil, einen universitätsweit angebotenen, zentralen Veranstaltungsservice nach und nach flexibel und bedürfnisorientiert aufbauen zu können. Mit der Pilotierung ist es für die Universität möglich, gezielt nur tatsächlich stattfindende Veranstaltungen zu beauftragen, ohne vorab in große, fixe Strukturen zu investieren. Die HI hat wiederum den Anreiz guten Service anzubieten, damit viele Beauftragungen zustande kommen und sich der Geschäftsbereich trägt. Das macht die Humboldt Events zu einem Projekt, von dem sowohl die HU als auch die HI profitieren können.

 

Ist die Beauftragung der HI für eine Veranstaltung nicht teurer als die Veranstaltungsorganisation selbst zu machen?

Gefühlt ja. Das ist zumindest unsere Erfahrung aus allen bisher geführten Gesprächen. Faktisch nein. Das sagen die Zahlen aus der Kostenrechnung. Wichtig ist hierbei die Betrachtung der sogenannten „eh da Kosten“, also der Kosten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Infrastruktur, die sowieso vorhanden ist.

Natürlich führt die Beauftragung der HI zur einer Rechnung für Veranstaltungsdienstleistungen, die zuvor nicht ins Haus flatterte. Andererseits können sich die Forschenden so ganz auf die wissenschaftlichen Aufgaben rund um die Veranstaltung, wie Programm- und Sessionplanung, Chairs, Abstract- und Posterauswahl etc., konzentrieren. Das sind Aufgaben, für die sie nicht nur qualifiziert, sondern in deren Erfüllung sie auch richtig gut sind.

Das Gleiche erreichen Forschende auch durch die Verlagerung auf das wissenschaftsnahe, administrative Personal wie Sekretariate oder Haushaltssachbearbeiter. Das ist gefühlt" kostenlos, weil keine Rechnung ins Haus kommt, führt bei den Beteiligten aber zu einer zusätzlichen Belastung, da die administrativen Kolleginnen und Kollegen häufig ohnehin für die o.g. wissenschaftlichen Aufgaben gebraucht werden. Hinzu kommt, dass möglicherweise nicht alle Forschenden der HU auf direkte administrative Unterstützung für derartige Aufgaben Zugriff haben.

Bei der Durchführung der organisatorischen Aufgaben hängt der Grad der professionellen Veranstaltungsbetreuung und damit letztlich der Veranstaltungserfolg, stark von Vorerfahrung, Engagement und zur Verfügung stehender Zeit ab. Zudem können weder Forschende noch das wissenschaftsnahe Personal das Leistungsspektrum abdecken, das ein professioneller Veranstaltungsservice anbieten kann. Dieser lernt aus der Erfahrung jeder durchgeführten Veranstaltung, kann mit Dienstleistern andere Konditionen aushandeln und sich bei allen rechtlichen Fragen und neuen Regelungen eng mit den zentralen Abteilungen der Verwaltung abstimmen.

 

Wäre es nicht günstiger Eventmanager direkt bei der HU anzustellen?

Nein, die Vorlaufkosten, die für die Einstellung von drei bis vier neuen Kolleginnen oder Kollegen, deren Räume, Ausstattung, Büros, etc., an der HU entstehen würden, sind höher als die Kosten die durch die HI entstehen. Zumal der Service auch nicht so flexibel und nachfrageorientiert agieren könnte wie die HI, die den Geschäftsbereich wirtschaftlich betreiben und sehr flexibel – je nach Auslastung – schneller oder langsamer aufbauen kann.

 

Warum beauftragt die Universität die HI?

1. Die HI kennt die universitären Strukturen, die Abläufe und die Verantwortlichen innerhalb der HU. Die HI ist seit 12 Jahren für die HU aktiv und innerhalb der Universität sehr gut vernetzt. Vor allem das Verständnis für universitäre Anforderungen und Bedürfnisse ist ein wesentlicher Vorteil der HI. Sie kann sich gezielt mit den zuständigen Einheiten abstimmen und hat dabei auch immer den Blick auf die rechtlichen und finanziellen Anforderungen der Universität. Auch hat die HI in den letzten Jahren bereits einige Projekte im Veranstaltungsservice gemeinsam der Universität umgesetzt und bringt dieses Know-How in den Aufbau des zentralen Service mit ein. Dazu zählt eine enge Abstimmung mit den beteiligten Abteilungen der HU-Verwaltung sowie die Erfahrung mit externen Dienstleistern aus der Betreuung der Liegenschaften Spandauer Straße 1, Luisenstraße 56 und dem Tieranatomischen Theater für die HU seit September 2016.

 

2. Mit der Beauftragung der 100%igen Tochter HI, anstelle von bspw. externen Event-Agenturen, bleibt die Wertschöpfung nah an der HU. Das meint nicht nur die finanzielle Wertschöpfung, sondern auch die Reputationsgewinne und Steigerung der Bekanntheit der HU als exzellenter Standort für wissenschaftliche Veranstaltungen. Hinzu kommt, dass die HU gegenüber der HI weitreichende Kontroll-, Prüf- und Steuerungsmöglichkeiten besitzt. Bisherige Probleme externer Dienstleister, wie falsche Abrechnung und Versteuerung oder unerlaubte Ressourcennutzung, werden so vermieden. Mit der Beauftragung der HI kann die HU den Servicegedanken priorisieren und nicht die Gewinnmaximierung. Das ginge mit anderen externen Anbietern nicht.

 

3. Die HI kann im Namen der HU Gelder für Veranstaltungen vereinnahmen. Dafür hat sie bei der Deutschen Bank, in Abstimmung mit der Universität, ein Treuhänderkonto eingerichtet, worüber Veranstaltungsgelder für die HU verwaltet werden. Ohne ein solches, speziell genehmigtes Konto, darf kein externer Dienstleister Veranstaltungsgelder der HU, beispielsweise Teilnehmerentgelte, verwalten. Hierfür sind alle gängigen Zahlungsmöglichkeiten (Kreditkarten, Überweisung, Paypal) verfügbar.

 

Wie viele Stellen baut die HI auf?

Bisher hat die HI zwei Vollzeitstellen, eine 75%- Stelle sowie eine Stelle für eine studentische Mitarbeiterin für diesen Bereich geschaffen. In Abhängigkeit des Auftragsvolumens ist ein weiteres personelles Wachstum in diesem Geschäftsfeld flexibel möglich.

 

Wie finanziert die HI den Aufbau des Geschäftsbereiches in der Pilotphase?

Die HU hat die HI mit dem Angebot des zentralen Veranstaltungsservice beauftragt, ohne dafür eine zentrale Anschubfinanzierung bereitzustellen. Die HI hat also den Anreiz, die Serviceleistungen im Geschäftsbereich zentraler Veranstaltungsservice so zu kalkulieren und qualitativ so gut anzubieten, dass sich der Geschäftsbereich trägt.

Die HI finanziert den Aufbau des Geschäftsbereiches aus zwei Hauptleistungen: Zum einen durch die Berechnung der Leistungen der Veranstaltungsbetreuung, zum anderen – bei Veranstaltungen bei denen Mittel Dritter vereinnahmt werden – aus  dem Overhead, der für die Mittelbewirtschaftung zu zahlen ist.

 

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2. Fragen zur konkreten Abwicklung: Wie läuft es im Einzelnen?

 

Wann muss ich die HI beauftragen?

In Kürze: Wenn Sie für Ihre Veranstaltungen externe Mittel einwerben oder Sie einzelne Ausgabepositionen haben, die einen Wert von 10.000 Euro übersteigen.

Im Detail: Bei allen Veranstaltungen, für die Sie von Externen Gelder vereinnahmen, z.B. in Form von Teilnahmebeiträgen und Sponsoring, müssen Sie ab 01.01.2018 eine Buchungsstelle bei der HI eröffnen. Ob Sie die HI darüber hinaus mit weiteren Veranstaltungsdienstleistungen beauftragen, ist Ihnen freigestellt, solange Sie keine Ausgabepositionen über 10.000 Euro haben.

Wenn Sie Veranstaltungen durchführen (auch mit bereits an der HU vorhandenen Mitteln), die Ausgaben von über 10.000 € verursachen, müssen Sie die HI beauftragen. Diese Veranstaltungen erreichen vergaberechtlich, aber auch steuer-, beihilfe- und haushaltsrechtlich eine Komplexität, bei der Sie erfahrungsgemäß viele Fragen haben sowie Unterstützung für die Kalkulation und Abwicklung benötigen, um die Veranstaltung rechtssicher durchführen und mit einer „schwarzen Null“ abschließen zu können.

 

Muss ich jetzt bei jeder Raumbuchung über die HI gehen?

Nein. In der Regel buchen Sie Räume an den Campus Mitte, Nord und Adlershof über die jeweiligen Raumverantwortlichen. Lediglich für die Liegenschaften Spandauer Straße 1, Luisenstraße und Tieranatomisches Theater erfolgt die Raumbuchung über die HI, da die HU die HI bereits im September 2016 mit der Betreuung dieser Liegenschaften im Rahmen von Veranstaltungen beauftragt hat.

 

Wie lange vorher muss ich die HI mit der Organisation meiner Veranstaltung beauftragen? Wie viel Vorlauf benötigt die HI?

Das hängt ganz vom Umfang der Veranstaltung und der angefragten Leistungen ab. Wir empfehlen, spätestens zum Zeitpunkt der Terminfestlegung und Raumbuchung den Erstkontakt zur HI aufzunehmen. Das hilft Ihnen auch, sich Klarheit zu Rahmenbedingungen und Möglichkeiten zu verschaffen und vereinfacht Ihnen die weitere Planung.

 

Welche Leistungen der HI sind mit der Zahlung des Overheads abgegolten?

Wird eine Veranstaltung durchgeführt, für die Veranstaltungsgelder von Externen vereinnahmt werden (z.B. Teilnehmerbeiträge, Sponsoring), übernimmt die HI folgende Leistungen zur Vereinnahmung und Bewirtschaftung der Mittel:

  • Prüfung der Kalkulation bzw. Vertragsgrundlage des Sponsorings vor der Eröffnung des Projektkontos
  • Eröffnung des Projektkontos
  • Verbuchung der Einnahmen und Bereitstellung eines Projektkontos für den Veranstalter zur Bewirtschaftung der Gelder
  • Verbuchung der Ausgaben
  • Abrechnung aller Ein- und Ausgaben sowie Salden mit der HU
  • Erstellung von Belegen, u.a. zur steuerlichen Abrechnung

Teilnahmebeiträge der Veranstaltungsteilnehmer werden über eine Registrierungssoftware vereinnahmt, für die zusätzliche Kosten anfallen. Hierbei sind weitere Leistungen wie verschiedene Zahlungsarten (z.B. PayPal oder Kreditkartenzahlung) oder das Mahnwesen im System integriert.

Die HI vereinnahmt Gelder für Veranstaltungen im Namen der HU auf ein spezielles ein Treuhänderkonto bei der Deutschen Bank. Ohne ein solches, speziell genehmigtes Konto, darf kein externer Dienstleister Veranstaltungsgelder der HU, beispielsweise Teilnehmerentgelte, verwalten.

 

Welche Kosten fallen für die Eröffnung einer Buchungsstelle an?

Für die Bewirtschaftung der Veranstaltungsgelder erhebt die HI folgenden Overhead:

bis zu 10.000 EUR: 20%

über 10.000 EUR: 15%

über 50.000 EUR: 10%

Beachten Sie bitte, dass Mittel für Veranstaltungen, die im Zuwendungsverfahren eingeworben werden, z.B. als Bestandteil von BMBF- oder DFG-Projekten, weiterhin über das SZF bewirtschaftet werden. Hier gelten die Regelungen der Drittmittelrichtlinie und es greift die Gemeinkostenpauschale der Humboldt-Universität in Höhe von mindestens 20% der direkten Projektkosten bzw. 1/6 der eingenommenen Summe (wenn der Mittelgeber keine davon abweichenden Sätze vorsieht).

 

Welche Leistungen bietet die HI an, wenn ich Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation brauche?

 

Hier eine Auswahl der Leistungen, die von Veranstaltern am häufigsten nachgefragt werden:

 

  • konzeptionelle Beratung/ Beratung beim Veranstaltungsformat
  • Unterstützung bei der Suche nach dem geeigneten Ort/Raum: Recherche von und Absprachen mit externen Veranstaltungsorten; Besichtigung und Vorstellung von Veranstaltungsräumen, in der HU und außerhalb
  • Teilnehmermanagement
  • Beauftragung sämtlicher Dienstleistungen (z.B. Grafik, Catering, Technik, Dolmetscher, Tagungsbüro etc.)
  • Abstract-Handling
  • Transfer von Teilnehmern
  • Beratung zum und Organisation des Rahmenprogrammes
  • Controlling des Budgets
  • Umsetzung der Veranstaltung vor Ort (Registrierung, Troubleshooting)

 

Weitere Leistungen können gerne bei der HI angefragt werden.

 

Welche Kosten fallen für die Unterstützung der Veranstaltungsorganisation an?

Die HI kalkuliert im Bereich Veranstaltungsbetreuung mit Tagessätzen in Höhe von 440 EUR (Stundensatz 55 EUR) bei Veranstaltungen für HU-Mitglieder. Bei Veranstaltungen für Externe werden mindestens 480 EUR (Stundensatz 60 EUR) angesetzt. Der Umfang der notwendigen Tage ist durch den jeweiligen Veranstalter flexibel beeinflussbar, je nachdem welche Service-Leistungen beauftragt werden sollen.

In der zweijährigen Pilotphase besteht unter bestimmten Umständen die Möglichkeit, für diese Leistungen eine Co-Finanzierung von 50% aus dem Haushalt des Vizepräsidenten zu bekommen. So soll ein Anreiz geschaffen werden, diesen Service zu nutzen und ausgiebig zu testen.

 

Wie erfolgt die Vereinnahmung von Mitteln über die HI?

Für den jeweiligen Humboldtianer und die Veranstaltung wird ein entsprechendes Projektkonto eingerichtet. Auf diesem verbucht die HI die Einnahmen und von diesem zahlt die HI die Rechnungen (bspw. für das Catering, Druck). Nach Abschluss der Veranstaltung und Buchung aller Ausgaben, werden eventuell verbleibende Restmittel dem veranstaltenden HU-Mitglied an die HU verrechnet.

 

Was passiert, wenn meine Veranstaltung ein Minus erwirtschaftet?

Die Veranstalter sind für eine ausgeglichene Kalkulation sowie die Ergreifung entsprechender Maßnahmen zur Vermeidung von Verlusten aus der Veranstaltung verantwortlich. Die HI berät sie jedoch bereits bei der Erstellung der Kalkulation und weist auf eventuelle Finanzierungslücken hin, unterstützt bei deren Beseitigung und behält während der gesamten Organisation ein Auge auf die Finanzen um sie ggf. rechtzeitig über unvorhergesehene Probleme zu informieren. Sollte die Veranstaltung dennoch mit einem Fehlbetrag abschließen, muss dieser vom jeweiligen Veranstalter aus weiteren Mitteln der Professur ausgeglichen werden.

 

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3. Weitere Fragen: Was kann ich noch? Was muss ich nicht? Was sollte ich noch wissen?

 

Kann ich auch Veranstaltungen mit Fachgesellschaften von der HI betreuen lassen?

Ja, auch das ist möglich. In diesem Fall unterstützt die HI bei Klärung der Frage, wer Veranstalter ist und den sich daraus ergebenden Zuständigkeiten zwischen Wissenschaftlicher Fachgesellschaft und HU. Ist die HU Veranstalterin, können die Forschenden die HI ganz normal beauftragen. Zudem kann die HI auch als Veranstaltungsdienstleister für die Wissenschaftlichen Fachgesellschaft agieren. Dies empfehlen wir insbesondere dann, wenn die Veranstaltungen in den Räumen der HU stattfindet, die HU aber nicht selbst Veranstalterin ist.

 

Entstehen mir bei der Reservierung von HU Räumen über die HI jetzt Kosten?

Bei wissenschaftlichen Veranstaltungen, die von der HU selbst veranstaltet werden, entstehen im Regelfall keine Kosten für die Raumnutzung. Es fallen jedoch veranstaltungsbezogene Zusatzkosten an, die vom veranstaltenden Bereich zu tragen sind. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie Räume buchen, der technisch nicht autark sind oder besondere Bedingungen z.B. an Technik oder Reinigung stellen (z.B. Senatssaal, Tieranatomisches Theater), da dann für Ihre Veranstaltung extra ein Techniker oder die Reinigungsfirma kommen muss. Kosten können auch dann entstehen, wenn Sie ihren Raum außerhalb der Gebäudeöffnungszeit benötigen, z.B. sonntags, da dann für Ihre Veranstaltung der Wachschutz angefordert werden muss. Diese Kosten entstehen in jedem Fall, unabhängig von einer Beauftragung der HI.

Diese Kosten lassen sich vermeiden, wenn Sie technisch autarke Räume in lange geöffneten Gebäuden wählen, wie Sie sich z.B. im Westflügel des Hauptgebäudes befinden.

Veranstaltungen die trennungsrechtlich dem wirtschaftlichen Bereich zuzurechnen sind oder Veranstaltungen Externer, die für die Durchführung Räume an der HU buchen, müssen immer eine Raummiete zahlen.

 

Woher weiß ich, ob meine Veranstaltung in den wirtschaftlichen Bereich fällt oder nicht?

Die Prüfung und Einordnung Ihrer Veranstaltung hängt im Wesentlichen vom Inhalt, der Zielgruppe und der Frage ab, wer Veranstalter ist (HU-Mitglieder oder Externe). Die Zuordnung erfolgt in der Stabstelle Trennungsrechnung und wird für Sie im Hintergrund angestoßen, wenn Sie die HI mit der Durchführung der Veranstaltungsorganisation beauftragen.

 

Muss ich jetzt jede noch so kleine Veranstaltung über die HI abwickeln?

Nein. Die Pilotphase soll dazu dienen, Ihnen die Gelegenheit zu geben, den Veranstaltungsservice der HI auszuprobieren. Es besteht grundsätzlich keine Pflicht Veranstaltungen über die HI betreuen zulassen. Insbesondere bei kleinen Veranstaltungen wie Gastvorträgen oder kurzen Workshops ist dies auch gar nicht notwendig, da in der Regel weder Einnahmen noch Ausgaben für diese erfolgen.

 

Kann ich auch andere Eventagenturen beauftragen/mir andere Angebote einholen?

Ja. Sie können sich für die Veranstaltungsserviceleistungen auch andere Angebote einholen und andere Dienstleister beauftragen. Die Vereinnahmung von Geldern muss jedoch immer zwingend über die HI laufen, da nur diese dazu berechtigt ist und über das dafür notwendige Treuhandkonto verfügt.

 

Haben Veranstaltungen die Einnahmen generieren/die über die HI laufen jetzt Vorrang bei der Belegung von Räumen?

Nein, die Nutzung der Räumlichkeiten der HU für die eigenen Zwecke der Forschung und Lehre haben grundsätzlich immer Vorrang. Darüber hinaus gilt, wie bisher, die Reihenfolge in der die Anfragen eingehen.

 

Diese FAQs werden kontinuierlich ergänzt. Haben Sie weitere Fragen, die hier nicht beantwortet wurden? Sprechen Sie uns an: Marcel Faska, E-Mail.

 

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